8. Juli 2020 | 13:36
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Wie man alte Fotos, Negative und Dokumente digitalisiert

Sie möchten Ihr Leben vereinfachen, haben aber Kartons über Kartons mit alten Fotos, Fotoalben und sogar einige Kleinbildnegative, die auf Ihrem Dachboden oder in Ihrer Garage verstauben? Was ist mit den Stapeln alter Dokumente in Ihrem Büro und den Rezeptausschnitten in Ihrer Küche? Ist es nicht an der Zeit, dass Sie etwas dagegen unternehmen?

Wenn Ihre Antwort ein durchschlagendes Ja ist, gefolgt von einem leiseren Aber, wie gehe ich vor? keine Sorge. Wir werden Sie bei jedem Schritt des Weges begleiten. Wir versprechen nicht, dass es einfach sein wird. Aber wir versprechen Ihnen, dass Sie sich nach der Digitalisierung Ihres Lebens (alte Fotos, Dokumente und so weiter) befreit fühlen werden (und dass Ihr Zuhause viel aufgeräumter sein wird).

Zuerst einmal: Warum sich die Mühe machen

Bevor wir uns in das How-To stürzen, wollen wir kurz über das Warum sprechen.

Stellen Sie sich vor, Sie kommen eines Tages nach Hause, und Ihr Zuhause ist nicht mehr: zerstört durch ein Feuer, eine Überschwemmung oder ein Erdbeben. Was würden Sie von Ihren alten Fotos und Dokumenten halten?

Wären Sie am Boden zerstört, wenn Sie diese wertvollen Erinnerungsstücke verloren hätten? Ihr Warum ist genau dort. Stellen Sie sicher, dass Sie sie bewahren.

Wären Sie erleichtert, weil Sie sie sowieso nicht mehr brauchen? Machen Sie sich keine (Mühe). Werfen Sie sie einfach alle weg. Sie ersparen sich damit eine Menge Arbeit.

Für die meisten von uns ist das allerdings nicht so einfach. Es ist nicht das eine oder das andere, sondern ein bisschen von beidem. Daher unser erster Schritt weiter unten, aber wir wollen nichts überstürzen.

Ob das Warum darin besteht, die Familiengeschichte (für Sie und Ihre Kinder) zu bewahren oder einfach mehr Platz in Ihrem Haus zu haben und weniger abzustauben… wenn Sie es (jetzt) nicht tun, schieben Sie nur das Unvermeidliche hinaus. Wenn Sie in ein Altersheim umziehen oder (eines Tages) sterben müssen, sind es diejenigen, die nach Ihnen kommen, die sich darum kümmern müssen, was Sie nicht tun konnten. Wollen Sie dieses Vermächtnis hinterlassen?

Übrigens, wenn Sie jemals wirklich ortsunabhängig sein wollen, ist die Digitalisierung Ihres Lebens ein MUSS!

Auch wichtig: Managen Sie Ihre Erwartungen

Der (anfängliche) Digitalisierungsprozess kann wie eine unüberwindbare Aufgabe erscheinen, insbesondere wenn Sie viele Dokumente, Fotos und/oder Negative zu verwalten haben.

Aber machen Sie sich keine Sorgen: Sie können es schaffen, und die Belohnung überwiegt bei weitem den Schmerz.

Als wir anfingen, hatten wir zwei Bücherregale voller Mappen und Kisten mit Fotos, Negativen und Dokumenten (die meisten gehörten Sandra). Innerhalb eines Jahres reduzierten wir dies auf eine dünne Mappe mit wertvollen Originalen, die wir in einem Bankschließfach aufbewahren. Wir digitalisierten an regnerischen Wochenenden und an vielen Abenden nach der Arbeit. Wenn Sie einmal angefangen haben, entwickeln Sie eine Routine, die Sie im Laufe der Zeit schneller macht.

Klingt alles vernünftig? Okay, fangen wir an.

Schritt 1: Prioritäten setzen

Bevor Sie anfangen, bewerten Sie, was Sie haben und setzen Sie Prioritäten – Kasten für Kasten, Ordner für Ordner. Was gut funktioniert, sind Post-it-Zettel oder Aufkleber mit Nummern: 1 = am wichtigsten, 5 = nicht mehr benötigt.

Am wichtigsten sind z.B. Geburts-, Heirats- und Abschlussurkunden und die wertvollen Fotos, über deren Verlust Sie sich am meisten ärgern würden.
Nicht mehr benötigte Dokumente würden weit über die Zeit hinaus dokumentiert werden, die man für Steuerzwecke benötigt, Quittungen, die man nicht mehr lesen kann, alte Arbeitshefte der Schule usw.

Ein kleiner Ratschlag: Gehen Sie nicht durch Ihre Kisten und schauen Sie JEDES an. EINZELN. FOTO. Sie werden abgelenkt, erinnern sich an vergangene Zeiten und bekommen nichts erledigt. Sie werden viel Zeit haben, sich die alten Fotos anzusehen, wenn Sie sie einscannen. Wenn Sie Ihre Kartons (oder Mappen) nicht beschriftet haben, sehen Sie kurz nach, was drin ist (und schreiben Sie es auf die Außenseite). Setzen Sie dann Prioritäten und gehen Sie zum nächsten Kasten/Ordner über.

Wenn Sie genügend Platz haben, empfehlen wir Ihnen schließlich, Ihre Schachteln und Ordner nach Priorität zu gruppieren, damit Sie ein paar ordentliche Stapel haben, die Sie durcharbeiten können (und die Ergebnisse sehen, wenn die Stapel kleiner werden).

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre Lagerlösung

Obwohl viele Leute immer noch (externe) Festplatten zu verwenden scheinen, empfehlen wir, Ihre Scans in der Cloud zu speichern: Microsoft OneDrive ist unser Favorit. Andere verbraucherbasierte Optionen sind iCloud, GoogleDrive oder Dropbox.

Der Vorteil? Sie können von überall aus auf Ihre Fotos und Dokumente zugreifen (was besonders praktisch ist, wenn Sie eine Kopie Ihres Reisepasses benötigen, falls Sie auf Reisen beraubt wurden). Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Datenzentrum abbrennt oder durch Überschwemmungen zerstört wird (ohne jegliche Backups), ist im Vergleich zu einer (externen) Festplatte, die beschädigt wird, ebenfalls verschwindend gering. Der andere Vorteil der Speicherung Ihrer Daten in der Cloud besteht darin, dass Sie bei Bedarf einfach Speicherplatz hinzufügen können.

Schritt 3: Digitalisieren

Je nachdem, um wie viele Fotos und/oder Dokumente Sie sich kümmern müssen und ob Ihnen ein Abgabetermin bevorsteht bzw. wie viel Zeit Ihnen zur Verfügung steht, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Beauftragen Sie jemand anderen mit der Digitalisierung für Sie; oder
Machen Sie es selbst.

Lassen Sie jemand anderen für Sie digitalisieren

Dies könnte Ihre einzige Option sein, wenn Sie (wirklich) zeitarm sind. Es kann auch eine praktikable Option sein, wenn Sie sich die für die Digitalisierung erforderliche Ausrüstung nicht leisten können oder wollen. Unter Negativedigitalisieren.com sind einige professionelle Anbieter, die Sie sich vielleicht ansehen möchten.

Seien Sie sich jedoch bewusst, dass diese Option kostspielig sein kann, und sie kann Sie leicht mehr kosten als der Kauf (und anschließende Verkauf) der Ausrüstung. Professionelle Digitalisierungsdienste berechnen normalerweise pro Foto/Dokument. Nehmen wir an, Sie haben 10.000 Fotos/Dokumente. Für 0,50 Dollar pro Stück würde es Sie satte 5.000 Dollar kosten, wenn Sie jemand anderen mit der Digitalisierung beauftragen würden.

Digitalisieren Sie selbst

Wenn Sie es selbst machen und keinen guten Scanner haben, empfehlen wir Ihnen, einen zu kaufen. Als Paul begann, seine Fotos/Dokumente zu digitalisieren, verwendete er einen Canon Pixma TS6320 Scanner. Da Sandra jedoch eine ganze Kiste mit Kleinbildnegativen hatte, mussten wir uns nach einer anderen Option umsehen: Die Canon konnte keine Negative verarbeiten, und diese Negative professionell scannen zu lassen, wäre exorbitant teuer gewesen.

Nach Abwägung von Scannerpreis, Funktionalität und Scan-Geschwindigkeit kauften wir schließlich den Epson Perfection V370 Photo Scanner in Australien. Wir verkauften den Scanner, nachdem wir alle unsere alten Fotos, Negative und Dokumente zum gleichen Preis in Neuseeland digitalisiert hatten. Alles, was es uns am Ende gekostet hat, war also unsere Zeit. Wenn Sie auf der Suche nach einem Scanner sind, der für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, könnte Ihnen diese Scanner-Besprechung helfen.

Arbeiten Sie sich langsam durch alle Kartons und Ordner, beginnend mit denen, die mit 1 gekennzeichnet sind, und gehen Sie dann zu 2, 3 und 4 über. Die Digitalisierung Ihrer alten Fotos, Negative und/oder Dokumente ist eine großartige Aufgabe für verregnete Nachmittage (und grillende, kalte Winterwochenenden).

Schritt 4: Organisieren

Unabhängig davon, ob jemand anderes für Sie digitalisiert oder Sie es selbst tun, müssen Sie Ihre (digitalisierten) Fotos, Negative und Dokumente selbst organisieren.

Erstellen Sie ein Ablagesystem

Erstellen Sie zunächst ein digitales Ordnersystem, das es Ihnen erleichtert, Ihre gescannten Dokumente und/oder Fotos zu finden. Legen Sie dann eine für Sie geeignete Namensvorlage fest, z. B. JJJJMMTT_Beschreibung. Wenn Sie mehrere Fotos haben, die die gleiche Sache erfassen, könnten Sie am Ende eine Laufnummer hinzufügen:

  • JJJJMMTT_Beschreibung_001,
  • JJJJMMTT_Beschreibung_002, usw.

Metadaten in Bilddateien einbetten

Mit der Windows-Fotogalerie können Sie Personen kennzeichnen, den Standort geotaggen und das Aufnahmedatum eines Fotos hinzufügen – ohne den Dateinamen Ihres gescannten Fotos zu ändern. Die von Ihnen eingegebenen Metadaten werden in die Bilddatei eingebettet.

Warum könnte dies nützlich sein?

Sie können alle Ihre Fotos in einem Ordner aufbewahren und einfach ein Ablagesystem für Ihre Dokumente verwenden.

Die eingebetteten Metadaten ermöglichen es Ihnen, nach Ort oder Person zu filtern und nach Datum zu sortieren – so können Sie schnell auf Fotos Ihrer Kinder von der Geburt bis heute zugreifen (ideal für die Diashow auf der Hochzeit Ihres Sohnes am 21. oder Ihrer Tochter).

Um Ihnen das Leben zu erleichtern, gibt es auch ein Dienstprogramm zur Massenumbenennung, mit dem Sie, wie der Name schon sagt, Dateien und ganze Ordner auf der Grundlage äußerst flexibler Kriterien einfach umbenennen können.

Schritt 5: (Sicher) entsorgen

Wenn Sie Ihre Fotos, Negative und/oder Dokumente einscannen, legen Sie diejenigen, die Sie verarbeitet haben (und nicht behalten wollen), in einen Karton mit der Aufschrift 5 (nicht mehr benötigt). Wenn die Schachtel voll ist, entsorgen Sie ihren Inhalt… SICHER!

Warum ist es wichtig und wie entsorgen Sie es sicher?

Warum: Stellen Sie sich vor, Sie werfen alte Kontoauszüge, Ausweispapiere oder Rechnungen von Versorgungsunternehmen mit Ihrem Namen und Ihrer (noch gültigen) Adresse in Ihren Hausmüll. Wie einfach wäre es für jemanden, Ihre Identität zu stehlen und ein Kreditkartenkonto in Ihrem Namen zu eröffnen? Ebenso würden Sie nicht wollen, dass Ihre ganz persönlichen Fotos in den falschen Händen landen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten schützen und Identitätsbetrug verhindern.

Wie: Entwerten Sie Ihre bearbeiteten Fotos, Negative und/oder Dokumente, indem Sie sie (vollständig) verbrennen oder schreddern. Wir schreddern alle unsere bearbeiteten Gegenstände mit einem Aktenvernichter des Innenministeriums – einschließlich CDs mit medizinischen Bildern, laminierte Dokumente wie alte Reisepassseiten und Führerscheine und abgelaufene Kreditkarten.

Schritt 6: (Sicher) aufbewahren

Möglicherweise gibt es einige wichtige Dokumente (z.B. Geburts- und Staatsbürgerschaftsurkunden, Heirats- und Scheidungsurkunden, Abschlusszeugnisse usw.), die Sie (nach der Digitalisierung) als Originale behalten möchten.

Um diese wenigen Dokumente (und alle Wertsachen, die wir aufbewahren wollten) sicher aufzubewahren, haben wir uns entschieden, ein Schließfach in einem Banktresor zu mieten, was uns jährlich NZD200 kostet. Vielleicht haben Sie zu Hause einen Tresor und könnten sie dort aufbewahren.

Wenn beides für Sie nicht in Frage kommt, könnte sogar die Aufbewahrung in einer einzigen Mappe, geschützt vor den Elementen in Plastikhüllen, eine bessere Lösung sein, als Sie sie jetzt haben. Und wenn es zum Schlimmsten kommt, haben Sie ein Exemplar in der Wolke und können eine Neuausgabe beantragen.

Es könnte sich lohnen, einige wichtige Originaldokumente (nach ihrer Digitalisierung) aufzubewahren.

Apropos sicher aufbewahren: Falls mal Daten von einer SD-Karte abhanden kommen sollten, bietet Speicherkartewiederherstellen.com einen Plan zur Lösung des Problems.

Endlich: Wie man papierlos bleibt

Mit der Digitalfotografie, die heute gang und gäbe ist, werden die meisten Menschen nach der Digitalisierung ihrer alten Fotos keine weiteren physischen Fotos mehr haben, um die sie sich kümmern müssen. Wenn sie doch einmal auftauchen (z.B. wenn Ihre Eltern verstorben sind und Sie einige alte Familienfotos für zukünftige Generationen aufbewahren möchten), befolgen Sie einfach die gleichen wenigen Schritte wie oben beschrieben.

Unsere Empfehlung für den Umgang mit Dokumenten in der Zukunft:

Reduzieren Sie Papier: Entscheiden Sie sich dafür, alle Mitteilungen von Banken, Versorgungsunternehmen und dergleichen per E-Mail zu erhalten (oder greifen Sie bei Bedarf online auf Auszüge und Rechnungen zu). Speichern Sie wichtige Kommunikation in Ihrem Ablagesystem in der Cloud. Die Reduzierung von Papier ist auch besser für die Umwelt.

Vermeiden Sie neue Papierstapel: Wenn Sie etwas haben, das gescannt werden muss, tun Sie es sofort. Heutzutage müssen Sie nicht mehr warten, bis Sie zu Hause sind, um eine Rechnung/Quittung oder andere Dokumente zu scannen. Wir verwenden die Office Lens Smartphone-App, die es Ihnen ermöglicht, mit Ihrer Handykamera zu scannen und Ihre Scans direkt in die Wolke hochzuladen. Stellen Sie trotzdem sicher, dass Sie die verarbeiteten Gegenstände sicher entsorgen.

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